秋田市医師会等文書取扱規程
第１章 総則
(目的)
第１条 この規程は、秋田市医師会における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第２条 文書はすべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に行なわれるようにつとめなければならない｡
(文書取扱係員)
第３条 事務局に文書取扱係員(以下「係員」という。)を置く。
２ 係員は、職員の中から事務局長が命ずる。
３ 事務局長は、係員に事故があるときは他の職員に代理させることができる。
(係員の職務)
第４条 係員は、事務局長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理する。
- 文書の収受、配布および発送に関すること
- 文書の分類に関すること
- 文書の整理、編集および保存に関すること
- 文書事務の処理の促進および改善に関すること
- その他文書の処理に関すること
第２章 文書の収受および配布
(収受および配布)
第５条 到着した文書は、開封のうえ別表第１による文書件名簿に記載し、当該書面の余白に収受印を押印するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず軽易な文書は、収受印の押印および文書件名簿への記載を省略することができる。
(特殊文書)
第６条 次の各号に掲げる文書は、別表第２による特殊文書配布簿により配布する。
- 電報および親展文書
- 現金、有価証券等が添付されている文書
- 訴訟、不服申立、医事紛争に関する文書、その他到達の日時が権利の得失、変更に関係のある文書
- その他特別な取扱いを要する文書
２ 関係機関から持参その他特別な理由により文書を直接受取ったときは、直ちに収受の手続きを経なければならない｡
第３章 文書の処理
(処理方法)
第７条 係員は、文書に文書番号を記入し、事務局長に提示しなければならない｡
２ 事務局長は、提示された文書について庶務担当理事の指示を受けなければならない｡
３ 理事会で決定・承認された文書は、すみやかに処理しなければならない｡
(文書の記号および文書番号)
第８条 文書の記号は、秋市医第何号とする｡
２ 文書番号は、会計年度による一連番号とする。この場合において事案が完結するまでは同一番号を用いるものとし、過年に属する文書番号を用いるときは、文書の記号の前に文書番号所属の年度の数字を付するものとする。
３ 前項の規定にかかわらず文書によっては、番号を省略し「号外」として施行することができる。
(起案)
第９条 文書の起案は、別表第３による起案用紙を用いるものとする。ただし、軽易な事案については、符せん又は文書の余白を利用して処理することができる｡
２ 起案の経過を明確にするため、参考資料として関係書類、法令およびその他の事項はつとめて要旨を抜き書きして添えるものとする｡
(決裁)
第10条 起案した文書は、事務局長および関係担当理事等を経て会長の決裁を受けなければならない。この場合において予算に関連する内容があるときは、会計担当理事に合議しなければならない｡
第４章 文書の施行および発送
(決裁済文書の取扱い)
第11条 決裁済文書は、係員が決裁の年月日を記入し、すみやかに施行の手続きをとらなければならない｡
(発信者名)
第12条 発送する文書は、それぞれの内容によって発信者を定めなければならない｡
(公印)
第13条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書は公印を省略することができる｡
(文書の発送)
第14条 文書の発送は、係員が行なう｡
２ 文書の発送に郵便切手類を用いるときは、別表第４による郵便切手類受払簿に記載しなければならない｡
第５章 文書の整理および保存
(文書の整理)
第15条 文書は、常に整理して一定の位置に収納し、重要な事項は整理して保存し、非常時に必要な措置ができるようにしておかなければならない｡
(保存期間)
第16条 文書の保存期間は、次のとおりとする｡
- 永年保存
イ 定款、規程、許認可およびその関係書類
ロ 議案書、議事録、会報および総会関係書類
ハ 理事会関係書類
ニ 会員名簿、経歴書、表彰申請および受賞関係書類
ホ 医師会の沿革史関係書類
ヘ 訴訟、職員の任免、賞罰その他身分の関係書類
ト 会員の入会、退会関係書類
チ 予算、補正予算および決算関係書類
リ 重要な契約および覚書関係書類
ヌ 登記関係書類
ル 医師会館および看護学院改造関係書類
ヲ 行政財産使用の申請等関係書類
ワ 重要な申請関係書類
カ 財産および備品関係書類
ヨ 永年保存を要する図書、資料関係書類
タ その他永年保存を必要とする書類 - 10年保存
イ 各種通達関係書類
ロ 寄付、寄贈関係書類
ハ 元帳、銀行預金台帳、経費明細書、支出調書、徴収原簿および現金出納簿関係書類
ニ 会費等収支日報および残高証明関係書類
ホ その他10年保存を必要とする書類 - ５年保存
イ 委員会関係書類
ロ 郵便、切手受払簿、給与台帳等関係書類
ハ 文書の編さん完結書類
ニ 検討資料で５年保存を適当とする書類
ホ その他５年保存を必要とする書類 - １年保存
イ 軽易な文書
ロ その他１年保存を必要とする書類
２ 前項の期間の計算は、その完結の属する年の翌年の４月１日から起算する｡
(完結文書の保存)
第17条 完結文書は、完結月日の順序に編集のうえ索引を付して成冊し、保存期間を審査した後これを保管しなければならない｡
２ 前項による保管文書は、電子媒体にも保管するものとする。
(保存文書の廃棄)
第18条 事務局長は、庶務担当理事の立合いのもとに、保存期間の経過した文書について毎年８月末日までに廃棄しなければならない。
(資料としての活用)
第19条 前条の廃棄文書の中で、資料の価値のあるものについては、その部分を保存しなければならない｡
附 則
この規程は、昭和54年12月７日から施行する｡
附 則
この規程は、昭和60年４月１日から施行する｡
附 則
第１条 この規程は、昭和63年４月１日から施行する｡
第２条 改正前の秋田市医師会補助看護婦養成所および秋田市医師会補助者研修所関係の文書取扱いについては、なお、従前の例による｡
附 則
この規程は、平成元年１月12日から施行し、平成元年１月８日から適用する｡
附 則
この規程は、平成18年４月１日から施行する。
別表第１ 文書件名簿
別表第２ 特殊文書配布簿
別表第３ 起案用紙
別表第４ 郵便切手受払簿
