秋田市医師会立秋田看護学校文書取扱いに関する規程

第１章　総則

　　 (趣旨)
第１条　この規程は、秋田市医師会立秋田看護学校（以下「学校」という。）における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
　　(文書取扱いの原則)
第２条　文書はすべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に行われるようにつとめなければならない。
　　 (文書取扱い係員)
第３条　学校に文書取扱い係員（以下「係員」という。）を置く。
２　係員は、事務職員の中から事務長が命ずる。
３　事務長は、係員に事故があるときは他の事務職員に代理させることができる。
　　(係員の職務)
第４条　係員は、事務長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理する。

文書の収受、配布および発送に関すること
文書の分類に関すること
文書の整理、編集および保存に関すること
文書事務の処理の促進および改善に関すること
その他文書の処理に関すること

第２章　文書の収受および配布

　　 (収受および配布)
第５条　到着した文書は、開封のうえ別表１の文書件名簿に記載し、当該書面の余白に収受印を押印するものとする。
２　前項の規定にかかわらず軽易な文書は、開封、収受印の押印および文書件名簿への記載を省略することができる。
第６条　次の各号に掲げる文書は、別表２による特殊文書配布簿により配布する。

電報および親展文書　
現金、有価証券等が添付されている文書
訴訟、不服申立、医事紛争に関する文書、その他到達の日時が権利の得失、変更に関係のある文書
その他特別な取扱いを要する文書

２　関係機関から持参その他特別な理由により、文書を直接受取ったときは、直ちに収受の手続きを経なければならない。

第３章　文書の処理

　　(呈示)
第７条　係員は、文書に文書番号を記入し、事務長に呈示しなければならない。
２　事務長は、呈示された文書について副学校長の指示を受け、すみやかに処理しなければならない。
　　 (文書の記号および文書番号)
第８条　文書の記号は、秋市医看第何号とする。
２　文書番号は、会計年度による一連番号とする。この場合において、事案が完結するまでは同一番号を用いるものとし、過年に属する文書番号を用いるときは、文書の記号の前に文書番号所属の年度の数字を付するものとする。
３　前項の規定にかかわらず文書によっては、番号を省略し「号外」として施行することができる。
　　(起案)
第９条　文書の起案は、別表第３による起案用紙を用いるものとする。ただし、軽易な事案については、符せんまたは文書の余白を利用して処理することができる。
２　起案の経過を明確にするため、参考資料として関係書類、法令およびその他の事項はつとめて要旨を抜き書きして添えるものとする。
　　 (決裁)
第10条　起案した文書は、副学校長を経て学校長の決裁を受けなければならない。

第４章　文書の施行および発送

　　 (決裁済文書の取り扱い)
第11条　決裁済文書は、係員が決裁の年月日を記入し、すみやかに施行の手続きをとらなければならない。
　　(発信者名)
第12条　発送する文書は、それぞれの内容によって発信者を定めなければならない。
　　(公印)
第13条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書は公印を省略することができる。
　　 (文書の発送)
第14条　文書の発送は、係員が行う。
２　文書の発送に郵便切手類を用いるときは、別表第４による郵便切手類受払簿に記載しなければならない。

第５章　文書の整理および保存

　　 (文書の整理)
第15条　文書は、常に整理して一定の位置に収納し、重要な事項は整理して保存し、非常時に必要な措置ができるようにしておかなければならない。
　　(保存期間)
第16条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

永年保存
イ　看護学校の沿革史関係書類
ロ　学則、学籍簿および卒業者名簿関係書類
ハ　学校の許認可および承認関係書類
ニ　財産および備品関係書類
ホ　学科カリキュラムおよび教務日誌関係書類
ヘ　実習カリキュラムおよび個人別実習評価表関係書類
ト　各科別授業時間数および成績表関係書類
チ　入学願書、履歴書、健康診断書、内申書、卒業証明書又は卒業見込書および退学届関係書類
リ　検定試験（受験、合格、免許証番号）関係書類
ヌ　永年保存を要する図書、資料関係書類
ル　その他永年保存を必要とする書類
10年保存
イ　各種通達関係書類
ロ　寄付、寄贈関係書類
ハ　看護要員委員会関係書類
ニ　元帳、銀行預金台帳、経費明細書、支出調書、徴収原簿および現金出納簿関係書類
ホ　補助金関係書類
ヘ　その他10年保存を必要とする書類
５年保存
イ　郵便、切手受払簿、給与台帳等関係書類
ロ　文書の編さん完結書類
ハ　検討資料で５年保存を適当とする書類
ニ　入学試験、学期末テスト関係書類
ホ　出欠表、欠席届、遅刻届および早退届関係書類
ヘ　講師の講義資料関係書類
ト　募集要項関係書類
チ　その他５年保存を必要とする書類
１年保存
イ　軽易な文書
ロ　その他１年保存を必要とする書類

２　前項の期間の計算は、その完結の属する年の翌年の４月１日から起算する。
　　 (完結文書の保存)
第17条　完結文書は、完結月日の順序に編集のうえ索引を付して成冊し、保存期間を審査した後これを保管しなければならない。
　　(保存文書の廃棄)
第18条　事務長は、副学校長の立合いのもとに、保存期間の経過した文書について毎年８月末日までに廃棄しなければならない。
　　 (資料としての活用)
第19条　前条の廃棄文書の中で、資料の価値のあるものについては、その部分を保存しなければならない。

別表１　文書件名簿
別表２　特殊文書配布簿
別表３　起案用紙
別表４　郵便切手受払簿

　　　　附　則
　この規程は、平成18年４月１日から施行する。